Músico, escritor, formado em investigação forense e perícia criminal
Modernizar o escritório contribui para aumentar a produtividade e alcançar os objetivos de maneira mais rápida.
Como estamos na era da automação, devemos aproveitar os softwares e recursos tecnológicos que nos auxiliam e agilizam as tarefas diárias que antes demandavam muito esforço e tempo.
Assim, acompanhe 6 dicas para modernizar o escritório.
A modernização pode facilitar o dia a dia do escritório. No entanto, muitos empresários ainda acreditam que é preciso investimentos altos para modernizar o escritório.
Assim, apresentamos 7 dicas para modernizar o escritório sem investir muito dinheiro. Confira.
Atualmente não é preciso mais utilizar pastas e armários para arquivar documentos, no entanto, é possível utilizar serviços de armazenamento em nuvem para guardar os documentos.
Assim, existem diversas plataformas como o Google G suite, One Drive e Dropbox que oferecem armazenamento praticamente ilimitado.
Desta maneira, este tipo de serviço permite acesso direto a todos os documentos. Além disso, é fácil enviar, receber e armazenar documentos na nuvem. Sem contar que estes serviços contam com a segurança da criptografia para manter seus dados seguros.
Outra vantagem do armazenamento em nuvem é a redução do consumo de papel e de gastos.
Antigamente era comum usar planilhas de excel para gerenciar tarefas e prazos, mas é um trabalho manual e defasado diante das novas ferramentas disponíveis no mercado.
Assim, se você tem equipes ou times para gerenciar, você pode usar ferramentas como Trello, Asana e Slack. Através deles fica muito mais fácil identificar e controlar os prazos e os responsáveis por cada tarefa.
Além disso, com essas ferramentas é possível ter acesso a percentuais de produtividade semanais, que são feitos a partir da quantidade de tarefas concluídas. Portanto, com esses dados é possível ter uma visão completa da empresa e onde ela pode melhorar.
Os clientes desejam atendimento cada vez mais rápidos e eficientes. Por isso, é interessante oferecer diversos canais de atendimento como Whatsapp, redes sociais, e-mail, PABX Virtual, entre outros.
Além disso, outra tendência nesse segmento é o uso da automação do atendimento através de chatbots. Desta forma, eles podem responder dúvidas básicas, fazer cadastros e captar leads (futuros clientes). E o melhor é que este tipo de atendimento funciona 24 horas por dia 7 dias por semana.
A modernização passa pela substituição de equipamentos. A cada ano, os aparelhos são melhorados. Além disso, um produto que você tem de repente não é suficiente para a quantidade de funcionários.
Por exemplo: você tinha um bebedouro comum que está no escritório desde que abriu. No entanto, na época você tinha apenas 10 funcionários. Hoje, você tem 30. Portanto, precisa de um bebedouro com uma capacidade maior para atender a essa demanda.
Portanto, está na hora de trocar aquele galão de água de 20 litros por um bebedouro 25 litros. Você pode achar que é um gasto, mas a troca contribui para a modernização pois os novos bebedouros possuem sistemas de filtragens mais eficazes em comparação com bebedouros antigos.
O mesmo vale para computadores, impressoras, lâmpadas e equipamentos. Hoje, dá para conectar quase tudo no wi-fi e automatizar.
Obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas costumávamos ser feitas de maneira manual, o que demanda tempo.
Desta forma, usando uma plataforma de gestão dessas obrigações, sobra mais tempo para cuidar de outras atividades. Além disso, esse tipo de plataforma traz praticidade e permite controle total das informações.
Essa parece uma dica sem sentido de tão óbvia que é. Porém ainda é muito comum que empresários e empreendedores movimentam seus negócios através de contas pessoais. Isso pode gerar muitos problemas e dores de cabeça.
Além disso, hoje existem muitos bancos digitais que oferecem conta PJ totalmente digital e sem tarifas. Portanto, não há desculpa para não ter a sua.
E para completar, com uma conta PJ, a empresa pode ter acesso a crédito, cartão de crédito e outras facilidades.
A tecnologia traz inovações de maneira muito rápida e assim tudo vai mudando. Diante disso, para ter um escritório sempre moderno e capaz de ter uma maior produção e ser eficiente, ele precisa acompanhar esses avanços.
Desta forma, é preciso usar a tecnologia para facilitar o dia a dia. Seja na comunicação com a equipe, no trato de documentos ou mesmo para o bem-estar dos seus colaboradores.
Por isso, vale a pena investir em serviços em nuvem, oferecer diversos canais de comunicação para seus clientes e até trocar seu bebedouro antigo por um bebedouro 25 litros.
Assim, se você quer modernizar o seu escritório, comece seguindo as nossas 6 dicas para modernizar o seu escritório.
