O sucesso de qualquer empresa depende do quão organizados são os seus espaços, processos e documentos. Por isso, neste artigo, apresentamos dicas para
organizar documentos no seu escritório.
Um ambiente organizado e limpo interfere em nossa produtividade e, consequentemente, na qualidade final do produto/serviço. Em meio ao caos, nosso cérebro se perde e as coisas não fluem.
Antigamente, a preocupação era apenas organizar o espaço físico. Hoje, também precisamos nos dedicar à organização digital, que segue as mesmas técnicas de organização física.
Neste sentido, você precisa entender que:
- bagunça e documentos não são compatíveis;
- seu escritório precisa de produtos de organização como: gabinetes, estantes, etiquetas, pastas e caixas organizadoras;
- é necessário ter uma caixa de entrada;
- você precisa organizar sua mesa de trabalho ao final do dia.
Mas por que é importante organizar documentos no seu escritório?
A importância de organizar documentos no seu escritório
Imagine a seguinte situação. Numa manhã de segunda-feira, ao chegar ao escritório, você fica sabendo de uma licitação da qual você pode participar.
Porém, hoje, o seu funcionário responsável pelos documentos necessários para participar da licitação faltou e você não encontra os documentos. Isso porque os documentos estão sem identificação e você nem sabe onde procurá-los.
O resultado é que você não vai poder se inscrever naquela licitação porque não encontrou os documentos devido à falta de organização.
Diante deste quadro fica claro que o primeiro passo para
organizar os documentos no seu escritório é ter um padrão de organização que deve ser conhecido por todos que nele trabalham.
5 Dicas para organizar documentos seu escritório
Seu escritório precisa de dois níveis de organização: o físico e o digital. Esses dois níveis vão variar a depender do espaço que você tem disponível. Conheça outras dicas para
organizar documentos no seu escritório.
1.Tenha uma caixa de entrada
Uma caixa de entrada é um local único onde todos os documentos são colocados ao longo do dia, da semana.
Separe um horário ou dia para tratar desses documentos. Ou seja, dar um destino a eles. Eles devem ser arquivados ou precisam ser tratados. Mas onde arquivar e como?
2.Comprar de uma empresa metalúrgica gabinetes
Se o seu escritório dispõe de um bom espaço físico, você pode optar pelo uso de
gabinetes para arquivar os seus documentos. Eles são feitos de aço, portanto, possuem alta durabilidade, são resistentes e seguros. Você pode adquiri-los de duas maneiras:
- comprar pronto, escolhendo entre os modelos disponíveis, ou
- comprar diretamente com uma empresa metalúrgica gabinetes feitos de acordo com a sua necessidade.
3.Pastas e etiquetas
Não basta colocar os documentos no gabinete. É preciso separar em pastas e etiquetá-las. Por exemplo: contas de água, luz, extratos bancários, comprovantes de pagamentos.
Cada documento deve ter a sua pasta, devidamente etiquetada e uma localização determinada, também identificada.
4.Organização digital
Assim como o ambiente físico, seu ambiente digital deve estar organizado e seguir o mesmo padrão.
Você pode criar uma pasta para cada setor da empresa. Dentro de cada uma vão os documentos referentes ao seu setor. Cada documento deve estar nomeado.
Por exemplo: extrato 08_21, para o extrato do banco referente ao mês de agosto.
5.Organize a sua mesa no fim do dia
Sua produtividade vai aumentar ao se sentar na sua mesa de manhã e encontrá-la organizada.
Conclusão
São muitas as formas de organizar seu escritório. Neste artigo mostramos apenas algumas dicas para você saber
como organizar documentos no seu escritório.
Quando o problema for espaço você pode comprar com empresas
metalúrgicas gabinetes para se organizar, já que eles podem ser feitos de acordo com a sua necessidade. Lembre-se que a organização leva ao aumento da produção.
