A importância de automatizar processos em uma empresa

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Na era da transformação digital, muito se tem escrito sobre a automação de tarefas e processos de negócios. E embora pareça um pouco diferente em cada empresa, existem vários fatores universais que vale a pena prestar atenção para implementar melhorias rapidamente e, acima de tudo, para alcançar os resultados e objetivos pretendidos.
Afinal, tanto a digitalização quanto a automação das operações da empresa devem realmente facilitar a gestão de um negócio e obter uma vantagem competitiva, e não apenas ser arte por arte e uma tentativa de se encaixar na tendência atual.

 Então, o que deve ser levado em consideração ao planejar a automação? Quais processos devo escolher primeiro? Qual metodologia de implementação funcionará melhor?

Escolha as ferramentas de mudança no futuro

Um dos ingredientes mais importantes e fundamentais necessários para ter sucesso na automação é escolher a tecnologia certa para melhoria.

A ferramenta que escolhemos deve nos permitir focar o máximo possível na camada substantiva dos processos automatizados, mantendo uma aparência simples de cada um dos aplicativos de negócios criados.
A interface unificada economiza muito tempo para a equipe de implementação, que pode usar elementos usados ​​em outras configurações e não precisa pensar em quais cores e ícones usar no projeto a cada vez. Além disso, o sistema visualmente consistente facilita o uso para usuários de todos os níveis de proficiência tecnológica.

Ao escolher uma solução de TI para sua empresa, também vale a pena verificar a rapidez com que ela é capaz de reagir a mudanças no ambiente de negócios relacionadas, por exemplo, à necessidade de modificar o acesso a aplicativos ou conceder novos, atualizar instâncias de workflow,ou substituições para o tempo de ausência dos funcionários.
Operar em condições de negócios em mudança também significa que o ciclo de vida de alguns dos aplicativos de negócios que desenvolvemos pode chegar ao fim depois de um tempo.

Portanto, também é importante que tal aplicativo possa ser arquivado com segurança, sem medo de perda de dados ou problemas na operação. Também vale a pena atentar para várias outras funcionalidades que têm impacto direto e prático não só na construção, mas também na posterior manutenção e desenvolvimento da automação implementada. Estes incluirão:

-fácil escalabilidade e integração com outros sistemas,

-possibilidade de postar anexos e instruções para usuários,

-reutilização de mecanismos,

-transporte entre ambientes (desenvolvimento, teste e produção),

-auditoria,

-visualização do histórico de alterações.

Um processo de negócios é mais do que apenas definir como realizamos determinadas atividades na empresa. Não é simplesmente criar um sistema. Qualquer que seja o sistema para veterinária,ou loja de vendas, é uma manifestação operacional da estratégia da organização. A própria realização da definição acima leva à conclusão de que ao planejar a implementação da política de digitalização em uma empresa, a primeira tarefa deve ser um desenho detalhado e um entendimento profundo dos processos que queremos melhorar.
E isso independentemente de querermos automatizar uma grande área das operações da empresa ou apenas um único fluxo de trabalho. Desde o início, vale a pena manter um ângulo e uma perspectiva tão amplos quanto possível.

Como começar?

Algumas empresas começam a automatizar melhorando um fluxo de trabalho específico, que é o mais difícil em um determinado momento. Outras empresas focam não tanto em áreas como em um grupo selecionado de destinatários para facilitar e agilizar seu trabalho diário.
Ainda outras organizações decidem imediatamente digitalizar um dos principais processos, mas implementam as mudanças gradualmente, para que os funcionários tenham a chance de se acostumar com as próximas transformações. 

Uma coisa é certa: independentemente da variante de atividades escolhida, o método de sucesso mais útil é o método dos pequenos passos, ou seja, o uso da automação para gerenciar primeiro um processo de negócios. Uma melhoria bem sucedida de um circuito específico na maioria das vezes leva à necessidade de simplificações adicionais 

Selecione a metodologia de implementação de acordo com a natureza do projeto

Uma vez que selecionamos o processo de negócio que queremos melhorar, vale a pena considerar o quão grande é a área de atuação da empresa, quantos departamentos estão envolvidos em sua implementação e quais resultados esperamos da automação. Quantas dessas perguntas somos capazes de responder de forma precisa e abrangente depende de qual metodologia de desenvolvimento e implementação de software será ideal para nós.

Dessa forma, será possível implementar as melhorias desejadas de forma adequada!