Como organizar seu espaço de trabalho e melhorar sua produtividade

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Organização é tudo para quem quer ter uma boa qualidade de vida. Tenha um lugar para cada coisa, inclusive para os seus papéis. Seja na forma de um arquivo, em uma gaveta ou em um armário, o importante é que você saiba onde está cada documento. 

É verdade que a vida de todo ser humano é turbulenta. Nosso tempo está cada dia mais precioso e depois de um dia agitado o que queremos é um ambiente organizado que ofereça conforto e comodidade. Infelizmente, este não é o cenário que encontramos na maioria dos espaços de trabalho. 

Estamos mais inclinados a misturar as coisas, jogar tudo no armário e deixar que ele decida o que fazer a seguir, mas esse dia nunca chega. 

Estamos diante de um ambiente desordenado, sem espaço e cheio de coisas acumuladas que só atrapalham o fluxo de energia.  Para melhorar sua qualidade de vida, neste artigo falaremos sobre como é seu local de trabalho. 

Talvez, no primeiro momento tudo pareça difícil e entediante, porém, assim que você começar, verá como é fácil mudar seu ambiente e consequentemente aumentar sua produtividade.

Dicas de organização do espaço de trabalho

O seu cliente pode se sentir desconfortável em um ambiente desorganizado e sujo. O bem-estar e a sua imagem também são de grande importância: Uma mesa bem organizada e cuidada pode dizer muito sobre você e também como os seus pares enxergam você no trabalho. 

Outro ponto importante, é que um ambiente bem limpo e cuidado evita desencadear algum problema de saúde, como alergia, rinite, sinusite, etc. O acúmulo de papelada desnecessária só agrava essas doenças rotineiras.

Abaixo, citamos dicas valiosas para você manter o seu local de trabalho organizado que favorece o aumento da sua produtividade.

1)      Mantenha sempre a mesa limpa;

Parece óbvio e clichê, mas o primeiro passo para manter uma mesa organizada é mantê-la sempre limpa. Você já se perguntou por que os médicos usam jaleco personalizado branco? justamente para transparecer limpeza para os seus pacientes. 

Se você tem uma mesa de vidro, é importante que você a limpe com frequência para não deixar marcas de dedo ou sujeira. Para limpar a mesa, basta passar um pano umedecido com água e detergente neutro. Depois, enxágue e seque bem com um pano seco. Não se esqueça de organizar os seus papéis, documentos e outros objetos.

2)      Faça análise de tudo o que precisa para realizar suas atividades;

Antes de começar a trabalhar, faça uma lista de tudo o que precisa, isso é importante para que você não perca tempo procurando por coisas. Isso inclui os documentos, as ferramentas e os objetos necessários para a realização de seu trabalho. 

Se a carga de trabalho for muito alta, também é interessante conceder prioridades. Isso ajudará você a não se perder em detalhes e a se focar no que é mais importante.

3)      Utilize a Tecnologia a seu favor;

Ao invés de você criar muitas listas e anotações em papel, documentos que podem desordenar a mesa de trabalho e o armário, é mais indicado você elaborar documentos digitalmente e armazená-los em nuvem. 

Atualmente temos vários programas que você pode desempenhar suas atividades e salvá-las digitalmente como por exemplo: OneNote, Excel ou Word. 

Esse tipo de organização é muito mais fácil de guardar e de consultar. Sempre busque utilizar ferramentas digitais para organizar e controlar os seus projetos, como o Calendário, a Agenda, a lista de Prioridades, as etapas do processo e os registros de resultados. 

Essas ações facilitam a execução, evitam o uso de papel desnecessário e ajudam a monitorar os progressos dos seus objetivos.

4)      Defina um prazo nas suas tarefas;

Como nós sempre ouvimos dos nossos pais, é preciso fazer o dever de casa. Além da organização física do ambiente, é necessário definir processos e prazos para a realização das suas tarefas. 

Procure controlar bem o seu tempo para que sobre tempo de você executar as tarefas principais em tempo hábil. Uma maneira simplificada de como fazer isso é ter um cronômetro por perto (ou olhar para o relógio); isso torna difícil para você gastar muito tempo em uma coisa.

5)      Substitua o Post-it por um quadro negro;

O Post-it além de deixar muita bagunça, é uma agressão ao meio ambiente, por isso já é um motivo para evitarmos. 

O quadro branco é totalmente uma solução, pois representa um espaço privilegiado dentro do ambiente de trabalho para discutir ideias, mudanças, metas e estratégias. 

Por isso, use essa oportunidade para salientar as suas preocupações e solicitar ajuda para solucioná-las. Assim, você fará com que o ambiente de trabalho seja mais produtivo e eficaz.

6)      Não podemos esquecer da Ergonomia;

Como todos os outros aspectos da qualidade de vida do funcionário, a segurança é um negócio. 

Um ambiente de trabalho que mantenha a qualidade de sua vida deve ser orientado ergonomicamente. Isso significa que cadeiras, monitores, mesas, teclados, etc. devem ser posicionados ergonomicamente visando sempre o conforto e a saúde do colaborador.

Espero que você goste dessas dicas especiais que preparamos para você. Mudar o seu ambiente não é uma tarefa fácil, porém, se você tentar melhorar seu local pelo menos um pouco a cada dia, você verá a diferença e isso será um incentivo a mais para você mudar sua rotina. Até a próxima!