Músico, escritor, formado em investigação forense e perícia criminal
A otimização de processos é sinônimo de produtividade, eficiência e qualidade no desenvolvimento dos produtos e serviços. Muito além de repensar a organização do escritório, o gestor também precisa entender o contexto atual do negócio e as demandas de mudança.
É fundamental entender o contexto atual da empresa para, a partir de então, repensar os processos. Por isso comece fazendo uma autoavaliação, mapeie setores e entenda como acontecem os processos e de que maneiras as tarefas são executadas.
O gestor precisa analisar como os processos se desenrolam e quem são os encarregados por cada atividade. O diagnóstico interno deve ser feito sem pressa, considerando a importância de fazer uma análise ampla e profunda da situação da empresa.
Com o mapeamento feito, registre todas as informações por escrito. Você vai precisar revisar estas informações quando for montar as estratégias de mudanças nos processos.
Agora que você já analisou todo o ambiente interno é hora de voltar os seus olhos para fora da empresa. Para entender como otimizar os processos é fundamental conhecer o seu mercado, a concorrência e entender como eles têm se comportado.
Por isso, observe práticas da concorrência, extraia os pontos fortes e registre todos os insights que podem ser aplicados na sua empresa.
Lembre-se que a análise externa deve ser ampla, por isso também conheça os pontos fracos e erros da sua concorrência, eles carregam informações a respeito dos erros que você pode evitar.
Depois de fazer a análise interna e externa é o momento de avaliar quais são as necessidades da empresa. Quais processos não fazem mais sentido? O que pode ser eliminado da rotina e o que precisa ser incluído?
Neste momento é válido conversar com os colaboradores. Eles estão à frente das necessidades e operações dos seus respectivos setores, portanto, ninguém melhor que eles para trazer sugestões de melhorias.
Feito o levantamento das necessidades, analise todas as informações à luz das informações registradas na etapa de mapeamento e de análise externa. Com tudo isso em mãos você pode definir o que precisa ser implementado.
Independente do resultado das suas pesquisas, uma das principais mudanças atreladas a otimização de processos diz respeito ao uso de tecnologia. As soluções tecnológicas são aliadas da otimização e podem favorecer a produtividade e o desenvolvimento do seu negócio.
Por isso, avalie de que forma você pode inserir inovação e ferramentas tecnológicas nos setores que demandam mais agilidade e otimização de processos.
Os seus colaboradores desempenham um papel importante nos processos de mudança. Por isso você deve alinhar expectativas e mantê-los a par das melhorias e do impacto que elas vão causar na rotina de trabalho.
Ao inserir novas tecnologias, modificar processos e implementar mudanças em setores, aposte no treinamento dos seus colaboradores. A qualificação deve ser pensada como uma prática de gestão rotineira.
Quando os colaboradores participam de treinamentos frequentes e são chamados a participar de atividades como a revisão de processos eles se sentem mais engajados com a empresa e, consequentemente, são mais produtivos.
Otimizar os processos vai ajudar na rotina dos seus colaboradores, por isso eles vão estar interessados em participar de todas as etapas da mudança.
Por fim, quando se fala em otimização de processos e resultados, a comunicação não pode ser deixada de lado.
Para melhorar os processos da empresa é imprescindível investir em comunicação interna. Quando não existe uma comunicação eficiente as chances de conseguir melhorias são praticamente nulas.
O gestor deve incentivar um diálogo aberto com os colaboradores, ele precisa saber o que está acontecendo internamente, os processos que estão com problemas e as sugestões para melhorias.
O colaborador, por sua vez, está à frente de operações e desafios que não fazem parte da rotina do gestor. Por isso ele deve ser encorajado a trazer sugestões de mudanças sempre que entender que elas são necessárias.
Com uma boa comunicação, o entendimento sobre as suas necessidades e o alinhamento entre gestor e colaboradores é possível otimizar processos e melhorar o desempenho da empresa.
